如何做好大型OA系统的项目管理？

更新时间2018-08-18 09:46:56

如何做好大型OA系统的项目管理？

我们知道项目管理主要包括计划管理，组织管理，过程管理，质量管理和风险管理，下面我们将逐一解析以上各个部分。 

　　一、如何作好项目计划? 

　　1. 如何安排项目实施? 

　　凡事预则立，不论大事小事，不论是小项目还是大项目，都必须要计划，通过划中使我们能做总揽全局，胸中有数，而在项目计划中，里程碑计划又是种极其具有杀伤力的，请看下表关于OA项目实施常见的里程碑计划。

　　2. 我们如何管理项目组织及其职责? 

　　一项事业，先有了计划，我们还得确保有完成计划的人，而人员通过系列的组织管理形式加以保证。

　　S省邮政OA项目组实行项目经理负责制，建立了一套健全有效的组织和领导机构，是贯彻项目意图和顺利进行项目实施的重要条件和保证。我们为项目建立完整配套的实施和管理组织，配备精练高效的人员。 

　　二、如何搭建组织机构  

　　建议客户和我们共同成立项目组。采用项目领导小组下的各级项目组长负责制，并明确规范所属下级各组的职责及组间协调关系。为项目验收，设置了直属项目领导小组之下的双方共同组成的验收小组；为监控项目的实施，保证项目的质量，在项目执行小组下设置了质量监控组。这种结构是在多个大型项目项目中采用，并被验证为行之有效的项目组织方案。

　　1. 机构中人员构成与职责 

　　1.1 项目领导小组 

　　(1) 人员构成 

　　S省邮政公司同OA项目组高级领导人员各1-2人。  

　　S省邮政公司同OA项目组项目总负责人(即执行小组组长)各1人。 

　　双方项目协调、管理人员。 

　　组长由S省邮政公司方面担任，副组长由我方面担任。 

　　(2) 职责 

　　审核批准项目的总体方案，项目实施计划。 

　　负责项目实施过程中的重大事件的决策。 

　　根据项目过程中的进度、质量、技术、资源、风险等实行宏观监控。 

　　负责组建验收小组，主持验收工作。 

　　协调涉及与项目有关的各方工作关系 

　　1.2 项目执行组 

　　(1) 人员构成 

　　主要是我方的项目技术和项目协调管理人员，客户方则主要是，主管信息的部门或相关部门的技术人员。 

　　项目总负责人任组长，客户项目总负责人任组长，我方项目总负责人任副组长。 

　　该小组也可根据项目的实际情况分成几个小组，分别负责应用软件、系统网络、文档管理、项目支持、质量监控、行政保障工作。 

　　在整个项目的执行过程中由项目支持、质量监控、行政保障的人员组成项目协调管理小组；系统试运行期间由应用软件、系统网络、文档管理的部分人员组成系统维护小组。

　　(2) 执行组长职责

　　根据项目进展及工作要求制定工作计划，并监督实施，控制进度。 

　　协调项目组内人员的分工合作，资源分配。 

　　提出并确立业务整体需求，完成系统分析和系统整体设计。 

　　负责制定阶段验收标准和最终验收标准，报领导小组审批。 

　　(3) 应用软件人员职责： 

　　完成应用软件的业务需求分析、设计、开发、测试和安装。 

　　提交供验收的应用软件系统版本。 

　　在系统试运行期内对应用软件系统的修改更新。 

　　(4) 系统网络人员职责： 

　　负责主机、系统软件、数据库及网络设备的到货、清点、自检、安装、调试。 

　　按照总体设计的要求进行设计、施工，并且在需要时根据总体设计的变更来调整具体设计和施工。

　　在项目支持人员的配合下组织对客户人员的技术培训。包括现场培训、基础理论培训、国内培训等。

　　(5) 文档管理人员职责 

　　制定项目的文档编制计划。 

　　依照计划编制和管理文档，记录项目实施过程中的各项事件，将整个项目中的每一变化情况纳入受控状态。使项目的各工作组都能及时得到项目进行的最新资料。

按照各类文档产生期限收集整理各类文档。控制文档格式，编制文档清单，管理文档版本，与用户交接。

　　(6) 测试人员职责 

　　配合应用软件人员的测试工作，提供必要的测试数据和测试实例。配合应用系统的试运行，完成初始数据的准备工作。 

　　协助系统网络人员解决项目实施中所涉及的线路、通信等方面的问题。参加项目实施中的现场安装调试。

　　配合、组织对人员的各项培训。 

　　协助客户完成试运行报告，为今后系统移交和系统运行维护做好各种人员和技术准备。 

　　(7) 质量监控人员职责 

　　对项目过程中的质量管理进行监控。 

　　对发现的质量隐患进行监督纠正。 

　　定期向执行组长做出工作监控报告。指出存在问题，提出解决方案。 

　　协助执行组长完成对应用软件系统验收前的确认工作。 

　　协助双方联合验收小组对应用软件系统进行验收。 

　　在项目支持人员的配合下，对客户人员进行应用培训。包括：应用软件系统操作培训和维护培训。 

　　(8) 行政保障人员的职责：

　　按项目要求及时准备实施场地及条件，组织协作人员配合施工。

　　为施工人员在通讯、交通、进出工作场地等方面提供便利条件。 

　　在项目实施过程中及早筹款，按合同规定的日期付款。 

　　负责采买项目日常所需物资。 

　　项目现场的后勤保障 

　　1.3 验收小组 

　　(1) 人员构成 

　　在阶段验收或最终验收前夕由项目领导小组负责临时组建。 

　　验收小组的成员由客户方、我方人员组成，也可根据情况由外面聘请一些专家或代表。 

　　组长由客户方出员担任，副组长由我方出员担任。 

　　(2) 职责 

　　根据项目合同或项目执行组制定的验收标准进行项目的阶段验收。 

　　应用软件需求设计及测试后版本的验收。 

　　系统上线运行达到用户基本需求后的初步验收。 

　　试运行顺利通过的最终版本验收。 

　　生成验收报告，提交领导小组审批。

　　1.4 协调小组 

　　(1) 人员构成 

　　重点大项目的协调，设项目经理进行现场的协调管理。

　　重点大项目之外的所有项目，都有专人进行项目跟踪。 

　　(2) 职责 

　　项目协调管理："以人为本"为宗旨；"以服务为主导"为工作准则。 

　　项目执行过程中备货、催发货、催收合同款、督促验收、设备维修等项目事务的协调和处理。 

　　定期与客户联系，问候客户，了解项目的进展及服务、运行情况。 

　　接待客户的投诉并协调处理。 

　　协调培训中心安排客户培训事宜。 

　　负责软件组、系统网络组提出的项目实施计划的审核。根据本人的技术特长承担或参与部分技术实施工作，做好各项目组负责人的助手。 

　　配合各组对项目实施计划进行细划，形成各部分的详细实施计划。包括：分解任务，安排各任务的执行时间、地点及责任人。 

　　建立现场项目实施的技术管理档案，主要内容为：项目实施计划、系统结构变化和软硬件问题的处理、项目周报等。 

　　负责按照各实施计划对项目进度的跟催和项目质量的检查，随时掌握项目现场的各类情况。 

　　负责用户、软件组、系统组、销售及公司相关部门的项目协调。